La semaine dernière nous partagions avec vous notre expérience et nos conseils au sujet du télétravail.
Aujourd’hui nous vous proposons un zoom sur les différents outils collaboratifs qui nous ont permis, au quotidien, d’améliorer notre performance et d’optimiser notre temps.
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La bonne organisation de nos journées est primordiale pour mener à bien nos différents projets et trouver l’équilibre juste au sein de notre équipe
La mise en place d’une nouvelle méthode comme le télétravail peut déconcerter certaines entreprises. C’est pourquoi nous voulions vous proposer une fiche pratique détaillée qui vous aidera à définir concrètement quels outils vous correspondent.
Optimisation du temps, fluidification de la communication, planification et priorisation des projets, bref, on y gagne sur tous les plans.
Slack : Slack est une messagerie instantanée pour les professionnels. Son objectif est de faciliter l’échange entre les équipes grâce à des fils de conversation de groupes. Vous pouvez inviter plusieurs membres d’un projet au sein d’un fil de discussion ou bien échanger avec une seule personne.
L’objectif est de fluidifier les échanges grâce à l’instantanéité de l’outil. Toutes les fonctionnalités de l’email classique sont conservées (échange de documents etc) tout en évitant la lourdeur et la lenteur des échanges. Google drive et Dropbox sont même synchronisés directement par simple intégration d’un lien. Vous pouvez également retrouver chaque document grâce à une barre de recherche et accéder à l’intégralité des conversations afin de mieux comprendre chaque avancée et chaque décision.
Aspects techniques :
- Slack Entreprise Grid est la version pour les grandes entreprises lancée début 2017 avec une offre illimitée du volume d’espace de travail.
- Favorise la mobilité et la rapidité grâce à une utilisation multiplateforme (ordinateur, tablette, téléphone)
- Uniquement disponible en version anglaise.
- Gratuit dans certaines limites
- Ne requiert pas de numéro bancaire pour commencer
Skype pro : Il n’est plus forcément nécessaire de présenter cet outil qui est devenu l’un des plus utilisés pour les appels vidéos à distance. A l’origine utilisé dans la sphère privée pour échanger avec des proches vivant à l’étranger, Skype a développé une offre pro afin de permettre aux entreprises d’organiser des réunions, conférences, etc à distance. Réduction des déplacements et des coûts liés, facilité d’organisation, simplicité d’utilisation. Cet outil facilite les échanges internes et externes de bon nombre d’entreprises au quotidien.
Aspects techniques :
- Gratuit jusqu’à 3 personnes par appels (version payante jusqu’à 250 personnes)
- Partage d’écran
- Messagerie instantanée
- Enregistrement des réunions
- Applications Office intégrées
- Planification de réunion via Outlook
Asana : On vous en a parlé longuement dans un article dédié le mois dernier, que vous pouvez consulter ici. Chez Studio Cassette, cet outil est au centre de notre activité. Il nous permet d’organiser nos journées, notre semaine ou notre mois, de partager les projets avec les différents membres de l’équipe, de se répartir les tâches, de suivre l’avancée de chacun, de partager des documents. Bref, sans lui, nous perdrions certainement en performance et en efficacité.
Aspects techniques :
- Gratuit jusqu’à 15 membres, version premium environ 11€ par mois
- Moteur de recherche intégré
- Intégration avec vos agendas ainsi que votre e-mail.
- Solutions mobiles disponibles vous permettant de suivre vos projets à distance.
- Version anglaise uniquement
Evernote : Organisez vos idées par projet et attribuez leur des tags pour les retrouver plus facilement. Evernote est un outil permettant de sauvegarder des informations sous forme de note. Vous pouvez enregistrer des notes sous forme de texte, de vidéos, d’images, de page web, d’enregistrement vocal, bref, tout ce que vous souhaitez conserver quelque soit sa forme, Evernote vous le permet. Archivage et sauvegarde de notes et fichiers, sauvegarde de mots de passe, gestion de mini projet (créer des listes de tâches et les trier par statut : terminé, non terminé), gestion administrative (envoyer des photos de son compte mobile à son compte Evernote (cartes de visites, reçus, factures). Une barre de recherche a également été intégrée pour vous permettre de retrouvez rapidement vos documents. Cet outil est d’une aide considérable dans l’organisation et le bon déroulement de votre activité.
Aspect techniques :
- Gratuit, version premium pour environ 7€ par mois
- Application mobile disponible pour suivre vos notes et vos projets n’importe ou.
- Partage des carnets de notes avec des collaborateurs
Wunderlist : Comment sont organisées vos journées ? Comment priorisez vous vos tâches ? Rencontrez vous des difficultés à optimiser votre temps ?
Wunderlist vous propose de travailler l’esprit léger grâce à un système de liste et de rappel.
Organisez vos semaines en créant des listes par projet et par client et attribuez leurs des dates butoirs. Ainsi chaque matin vous recevez par mail ou notifications, les différentes tâches à accomplir d’ici la fin de la semaine. Vous pouvez également y insérer des commentaires et des notes importantes à ne pas oublier. Cet outil peut également être partagé avec vos collègues afin que chacun puisse attribuer des tâches aux autres.
Aspects techniques :
- Gratuit, version pro pour environ 5€ par mois
- Intégration de fichiers volumineux possible (photo, vidéos, documents lourds)
Atolia : il s’agit d’une toute nouvelle application collaborative qui simplifie le travail à distance. Elle permet d’unifier la communication au sein des entreprises en regroupant tous les outils nécessaires en un seul endroit : messagerie instantanée, visioconférence, stockage de documents, agendas partagés ou encore suivi des objectifs.
Atolia se base sur la méthode de management OKR (Objectives & Key Results) via laquelle les collaborateurs peuvent créer des tableaux par thématiques et y attribuer des tâches spécifiques. Cela leur permet de suivre leur activité et la progression globale des projets dans l’équipe, notamment grâce à la validation d’objectifs. Découvrez leurs services ici
Aspects techniques :
- Données stockées en France
- Disponible sur ordinateur, tablette et mobile
- Existe en anglais et en français
- Version gratuite jusqu’à un certain seuil d’utilisation
Google Drive : Eh oui, parfois nous n’avons pas besoin de chercher très loin. Cette fonctionnalité de Google est probablement l’outil que nous utilisons le plus au sein de notre activité. Il permet le stockage et le partage de contenu en ligne. Il est notamment très utilisé pour libérer et désengorger votre ordinateur.
Les fonctionnalités de Google Docs permettent de lire tout type de format et peuvent notamment remplacer le pack office. Il permet également de travailler à plusieurs sur un même document et conserve au sein d’un historique l’intégralité des modifications apportées. En ce qui nous concerne, nous y regroupons tous nos projets et partageons certains dossiers avec nos clients pour faciliter nos échanges et notre collaboration.
Grâce à des mises à jour régulières, Google Drive est devenu un outil collaboratif performant.
Aspects techniques :
- Gratuit jusqu’à 5 gigas
- Chat intégré
- Système de commentaires au sein des documents
- Outil relié à votre boite mail pour être informé en temps de réel de toutes modifications ou commentaires
- Grande capacité de stockage
A noter : si ces outils facilitent considérablement l’activité des entreprises pratiquant le télétravail, ils peuvent tout à fait être intégrés au sein d’une entreprise ne le pratiquant pas, afin de faciliter la communication entre les équipes et optimiser les différents projets en cours.
